Steuerberatung

Mandantenunterlagen sicher anfordern — ohne E-Mail-Chaos

Senden Sie einen sicheren Link pro Mandant. Sie laden Steuererklärungen, Belege und Finanzunterlagen in ihrem eigenen Tempo hoch. Sie verfolgen alles von einem Dashboard.

EU-GehostetAlle Daten auf Hetzner-Servern in Deutschland gespeichertDSGVO-konformVollständige Einhaltung der EU-Datenschutzgrundverordnung inkl. AVVTLS-verschlüsseltAlle Verbindungen mit TLS 1.2+ Verschlüsselung gesichertVirenschutz aktivJede hochgeladene Datei wird automatisch auf Schadsoftware geprüft2FA-fähigOptionale Zwei-Faktor-Authentifizierung über Authenticator-AppsVollständiger Audit-TrailJeder Upload, jede Erinnerung und Statusänderung wird protokolliert

Das Problem

Mandanten vergessen, Unterlagen zu senden

Die Steuersaison bedeutet Dutzende Nachfass-E-Mails pro Mandant. Wichtige Dokumente gehen unter und verzögern Abgaben.

Sensible Dateien per unsicherer E-Mail

Steuererklärungen und Kontoauszüge kommen als unverschlüsselte E-Mail-Anhänge, verstreut über Postfächer.

Keine Übersicht, was noch fehlt

Ohne zentralen Tracker verbringen Sie Stunden damit, Tabellen abzugleichen, um herauszufinden, wer noch was schuldet.

Fristdruck ohne Druckmittel

Abgabefristen sind fest, aber Sie haben keine automatisierte Möglichkeit, die Dringlichkeit zu eskalieren.

Die Lösung

Checklisten-basierte Sammlung

Definieren Sie genau, was Sie von jedem Mandanten brauchen. Sie sehen eine klare Liste und laden Dateien einzeln hoch.

Eskalierende Erinnerungen

Automatische Erinnerungen werden zunehmend dringlicher, je näher die Frist rückt. Sie senden nie wieder eine Nachfass-E-Mail.

Sichere Magic Links

Jeder Mandant erhält einen einzigartigen, SHA-256-gehashten Link. Keine Konten, keine Passwörter, keine App.

Echtzeit-Fortschrittsverfolgung

Sehen Sie, wer eingereicht hat, wer den Link geöffnet hat und was bei allen Mandanten noch fehlt.

So sieht es aus

Das erleben Ihre Mandanten — ein einfaches, sicheres Upload-Portal.

Mandanten-Upload-Portal

Secure upload portal

Request from Apex Accounting

Q1 2025 Tax Documents

Due Mar 15, 2025

W-2 / 1099 formsUploaded
Prior year tax returnUploaded
Business expenses summaryUpload

Audit-Trail

Audit trail

Sarah Chen Uploaded W-2 / 1099 forms

Today, 2:14 PM

Sarah Chen Opened magic link

Today, 2:12 PM

FolioDoc Sent reminder to James Wilson

Today, 10:00 AM

Maria Garcia Uploaded lease agreement

Yesterday

FolioDoc Request created by you

Yesterday

So funktioniert es

1

Dokumentenanfrage erstellen

Listen Sie die benötigten Dokumente auf (Steuererklärungen, Kontoauszüge, Belege) und setzen Sie eine Abgabefrist.

2

Mandanten als Empfänger hinzufügen

Geben Sie die E-Mail-Adressen der Mandanten ein. Jeder erhält einen eigenen sicheren Upload-Link — kein Konto nötig.

3

Mandanten laden in eigenem Tempo hoch

Mandanten öffnen den Link, sehen die Checkliste und laden Dokumente einzeln hoch. FolioDoc sendet automatische Erinnerungen.

4

Fortschritt verfolgen und herunterladen

Sehen Sie den Echtzeit-Status für jeden Mandanten. Laden Sie Dateien einzeln oder als ZIP-Archiv herunter. Exportieren Sie einen CSV-Bericht.

Warum FolioDoc

  • Spart Stunden an Nachfass-E-Mails pro Mandant
  • Mandanten reichen Unterlagen in unter 5 Minuten ein
  • DSGVO-konform mit EU-gehosteter Infrastruktur
  • Automatische eskalierende Erinnerungen bis zur Frist
  • Sichere Links — keine Konten oder Passwörter für Mandanten
  • Vollständiger Audit-Trail mit Zeitstempel-Einreichungen

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