Ein Kunden-Dokumentenportal in unter 5 Minuten einrichten

Was du am Ende hast

In etwa fünf Minuten hast du ein funktionierendes Dokumentenportal, das du direkt an deine Kunden schicken kannst. Jede Person bekommt eine eigene, personalisierte Checkliste, sieht die Abgabefrist und erhält automatische Erinnerungen, falls sie es vergisst. Du brauchst keinen Code zu schreiben, keine IT-Abteilung einzuschalten und keinen geteilten Ordner einzurichten. Einfach die Schritte unten befolgen.

Schritt 1: Account erstellen

Geh auf foliodoc.com und registriere dich mit deiner E-Mail-Adresse. Der kostenlose Tarif enthält alles, was du für den Start brauchst — ohne Kreditkarte. Die Registrierung dauert ungefähr 30 Sekunden.

Schritt 2: Anfrage erstellen

Klicke in deinem Dashboard auf "Neue Anfrage". Gib ihr einen klaren, spezifischen Namen — zum Beispiel "Steuererklärung 2025 — Müller GmbH" oder "Q4-Prüfung — Schmidt AG". Der Kundenname und das Jahr machen es später einfacher, die Anfrage wiederzufinden. Dann legst du die Frist fest. Dieses Datum sehen deine Empfänger auf ihrem Portal, also wähle den Tag, bis zu dem du die Unterlagen wirklich brauchst.

Schritt 3: Checkliste zusammenstellen

Jetzt fügst du die konkreten Dokumente hinzu, die du benötigst. Jeder Punkt wird zu einem Kontrollkästchen auf dem Portal des Empfängers. Sei so genau wie möglich: "Kontoauszüge Januar bis Dezember 2025" ist viel besser als "Finanzunterlagen". "Einkommensteuerbescheid 2024" ist besser als "Steuerdokumente". Je klarer du bist, desto weniger Rückfragen bekommst du.

Schritt 4: Empfänger hinzufügen

Trage die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Dokumente einreichen sollen. Du kannst eine Person oder zwanzig hinzufügen — jede bekommt ihren eigenen Magic Link. Empfänger können die Einreichungen der anderen nicht sehen, alles bleibt also vertraulich. Wenn du von mehreren Ansprechpartnern im selben Unternehmen Unterlagen brauchst, füge einfach alle hinzu.

Schritt 5: Erinnerungen einrichten

Konfiguriere deinen automatischen Erinnerungsplan. Du legst die Zeitpunkte fest, FolioDoc kümmert sich um den Rest. Wir empfehlen: eine freundliche Erinnerung drei Tage nach dem Versand, eine deutlichere Nachricht an Tag fünf und eine letzte Warnung zwei Tage vor Fristablauf. Du kannst das natürlich anpassen. Einmal eingestellt, musst du dich nicht mehr darum kümmern — das System verschickt die richtige Nachricht zum richtigen Zeitpunkt.

Schritt 6: Aktivieren und senden

Klicke auf "Aktivieren". FolioDoc verschickt sofort an jeden Empfänger eine E-Mail mit seinem persönlichen Portal-Link. Das war’s für dich. Ab jetzt kannst du alles über dein Dashboard verfolgen.

Was deine Empfänger sehen

Wenn dein Empfänger auf seinen Link klickt, landet er auf einem übersichtlichen Portal mit seinem Namen und deiner Checkliste. Keine Registrierung, kein Konto, kein Passwort. Er sieht genau, welche Dokumente du brauchst, lädt die Dateien direkt neben dem jeweiligen Checklistenpunkt hoch — und fertig. Wenn er später noch etwas nachreichen muss, funktioniert derselbe Link weiterhin. Auch das Ersetzen einer falschen Datei ist kein Problem.

Was du siehst

Dein Dashboard zeigt dir in Echtzeit, wo die Dinge stehen. Du siehst den Status pro Empfänger auf einen Blick: Grün bedeutet alles eingereicht, in Bearbeitung heißt teilweise hochgeladen, und keine Aktivität bedeutet noch nicht angefangen. Wenn jemand hinterherhinkt, kannst du mit einem Klick manuell nachfassen. Sobald alles da ist, kannst du alle Dateien auf einmal herunterladen.

Und das war’s. Fünf Minuten Einrichtung und du hast ein echtes Dokumentenportal — keinen weiteren E-Mail-Thread mit Anhängen, die im Posteingang verstreut sind. Deine Kunden bekommen eine klare Liste, was sie einreichen müssen, automatische Erinnerungen, damit du nicht hinterhertelefonieren musst, und ein einfaches Upload-Erlebnis ohne technische Vorkenntnisse. Probier es aus auf foliodoc.com.